TEXTVORLAGEN ZUM ANPASSEN
Drei Ansagetexte für Ihre Kanzlei
Die folgenden Texte sind Formulierungsvorschläge für Ihre eigene Aufnahme. Ersetzen Sie die Platzhalter durch Ihre Angaben. Die Beispiele sind keine fertigen Hörproben; vorhandene Originalaufnahmen hören Sie im Ansagenkatalog.
Während einer Besprechung
Guten Tag bei [Kanzleiname]. Wir sind gerade in einem Gespräch und können Ihren Anruf nicht persönlich entgegennehmen. Bitte nennen Sie nach dem Signalton Ihren Namen und Ihre Rückrufnummer.
Diese Fassung setzt eine aktive Mailbox und eine geregelte Bearbeitung der Nachrichten voraus.
Außerhalb der Kanzlei-Bürozeiten
Sie erreichen [Kanzleiname] außerhalb unserer telefonischen Bürozeiten. Wir sind [Wochentage] von [Beginn] bis [Ende] Uhr erreichbar. Bitte rufen Sie uns in dieser Zeit erneut an. Vielen Dank.
Diese Variante bittet nicht um eine Nachricht und passt daher auch zu einer Informationsansage ohne Mailbox.
Kanzleiferien ohne Nachrichtenbearbeitung
Die Kanzlei [Kanzleiname] ist bis einschließlich [Datum] geschlossen. Während dieser Zeit werden Anrufbeantworter-Nachrichten nicht bearbeitet. Ab [Datum] sind wir wieder persönlich für Sie erreichbar.
Verwenden Sie diese Aussage nur, wenn sie Ihrem tatsächlichen Ablauf entspricht. Eine vereinbarte Vertretung kann mit geprüften Kontaktdaten ergänzt werden.
Ihre Vorlage individuell aufnehmen lassen
Für diesen Einsatzbereich gibt es im Katalog keine speziellen fertigen Originalaufnahmen. Ergänzen Sie die Vorlage mit Ihren Angaben und bestellen Sie eine individuelle Aufnahme mit eigenem Text.
Eigene Ansage erstellen ↗Persönliche Worte für Ihre Anrufer.
Ihr Name, Ihre Zeiten und Ihr gewünschter Wortlaut: Wählen Sie für persönliche Angaben eine individuelle Sprecheraufnahme.
Seriös formulieren, die Nachricht einfach halten
Eine Kanzleiansage soll den richtigen Anschluss bestätigen und die nächste Kontaktmöglichkeit nennen. Sprechen Sie den Kanzleinamen deutlich aus. Bei mehreren Namensbestandteilen hilft eine kurze Pause vor der Information zur Erreichbarkeit. Eine ruhige Sprecherstimme und kurze Sätze erleichtern das Verstehen, auch wenn Mandantinnen und Mandanten unterwegs anrufen.
Für Rückrufe nur die nötigen Angaben erfragen
Name und Rückrufnummer reichen häufig aus, um den Kontakt wieder aufzunehmen. Fordern Sie nicht pauschal eine ausführliche Fallschilderung auf der Mailbox an. Stimmen Sie mit Ihrem Team ab, wer Nachrichten abhört und wie sie zugeordnet werden. Ein Rückrufzeitpunkt sollte nur dann in den Text, wenn Ihre Kanzlei diesen im Alltag einhalten kann.
Anwaltskanzlei oder Steuerkanzlei individuell benennen
Die Beispiele lassen sich für Rechtsanwaltskanzleien, Steuerberatungen und andere Beratungsbüros anpassen. Ihre Bezeichnung, Bürozeiten und Aussprache gehören in den eigenen Ansagentext. Die Aufnahme informiert über Erreichbarkeit; besondere Hinweise zu Fristen oder zur Einreichung von Unterlagen müssen Sie für Ihren Kanzleiablauf gesondert abstimmen.
Checkliste vor der Aufnahme
- Vollständigen gesprochenen Kanzleinamen festlegen.
- Bürozeiten und gewünschte Anrede vereinheitlichen.
- Zuständigkeit für Mailbox-Nachrichten klären.
- Keine ungesicherten Rückrufzusagen aufnehmen.
- Telefonanlage auf Besprechungs-, Feierabend- und Ferienansage testen.
Ihren Text mit Wunschstimme aufnehmen lassen ↗ · Preise für Downloads und individuelle Aufnahmen
Häufige Fragen zu dieser Ansage
Ist Musik für eine Kanzleiansage nötig?
Nein. Eine reine Sprachaufnahme ist möglich. Bei einer Warteschleife kann dezente Musik die Pausen begleiten. Vergleichen Sie die Vorschau über einen Telefonlautsprecher und halten Sie die Sprache gut verständlich.
Kann dieselbe Stimme mehrere Kanzleiansagen sprechen?
Für eigene Texte können Sie eine verfügbare Produktionsstimme wählen und damit einen einheitlichen Auftritt planen. Bei fertigen Downloads hängt die Auswahl von den tatsächlich vorhandenen Aufnahmen ab.
Weitere Hilfen: Textvorlagen für Telefonansagen · Alle Ratgeber und Einsatzbereiche
