Telefonansage-Vorlagen für Unternehmen

Begrüßungsansage: Unternehmen nennen, Verbindung ankündigen

Eine Begrüßung bestätigt dem Anrufer, dass er richtig verbunden ist. Nennen Sie zuerst Ihren Unternehmensnamen und danach den nächsten Schritt. Ersetzen Sie die Platzhalter vor der Aufnahme.

Herzlich willkommen bei [Unternehmen]. Schön, dass Sie anrufen. Wir verbinden Sie mit unserem Team. Bitte bleiben Sie einen Moment am Telefon.

Warteschleife: kurz informieren, keine Wartezeit versprechen

Kann Ihr Team gerade nicht abnehmen, hilft eine sachliche Information. Versprechen Sie keinen sofortigen Anschluss, wenn die Wartezeit nicht vorhersehbar ist.

Im Moment sind alle Mitarbeitenden im Gespräch. Bitte bleiben Sie in der Leitung. Wir sind so bald wie möglich persönlich für Sie da.

Anrufbeantworter: eine verwertbare Nachricht erhalten

Bitten Sie gezielt um die Angaben, die für einen Rückruf nötig sind. Verwenden Sie diesen Text nur, wenn Ihre Anlage anschließend tatsächlich Nachrichten aufzeichnet.

Sie erreichen [Unternehmen]. Leider können wir Ihren Anruf gerade nicht persönlich entgegennehmen. Bitte hinterlassen Sie nach dem Signalton Ihren Namen, Ihre Telefonnummer und Ihr Anliegen.

Öffnungszeiten: einen konkreten nächsten Kontakt nennen

Tragen Sie Ihre tatsächlichen Zeiten ein. Lesen Sie Zahlen und Tage bei der Aufnahme vollständig aus und prüfen Sie auch die Schaltung für Feiertage.

Vielen Dank für Ihren Anruf bei [Unternehmen]. Sie erreichen uns montags bis freitags von [Beginn] bis [Ende] Uhr. Schreiben Sie uns außerhalb dieser Zeiten gerne an [E-Mail-Adresse].

So passen Sie eine Telefonansage-Vorlage an

Wählen Sie zuerst die Situation, nicht die schönste Formulierung. Eine Begrüßung kündigt das Gespräch an, eine Mailbox bittet um eine Nachricht und eine Schließzeitansage nennt die nächste Erreichbarkeit. Ersetzen Sie anschließend alle Platzhalter und lesen Sie den gesamten Text laut. Prüfen Sie besonders Zahlengruppen, E-Mail-Adressen und lange Unternehmensnamen. Wenn mehrere Informationen schwer zu behalten sind, kürzen Sie auf einen nächsten Schritt.

Von der Textvorlage zur Aufnahme

Eine schriftliche Vorlage ist noch keine fertige Audiodatei. Für persönliche Angaben wählen Sie eine individuelle Sprecheraufnahme und legen den endgültigen Text vor der Produktion fest. Eine unveränderte Originalaufnahme kann dagegen als fertiger Download passen. Vergleichen Sie nicht nur Stimme und Musik, sondern den vollständigen Wortlaut: Eine Vorlage mit Nachrichtenaufnahme funktioniert nur mit einer eingeschalteten Mailbox.