Geschäftsansagen für einen professionellen ersten Eindruck

Drei Situationen für den Büroalltag

Eine Begrüßung, eine Warteschleife und ein Hinweis außerhalb der Geschäftszeiten decken unterschiedliche Gesprächsphasen ab. Verwenden Sie für jede Phase einen passenden Text. Ein Anrufer in der Warteschleife braucht andere Informationen als jemand, der spätabends anruft.

Einheitlich klingen, konkret informieren

Verwenden Sie dieselbe Anrede und dieselbe Aussprache Ihres Firmennamens in allen Aufnahmen. Begrenzen Sie den Inhalt auf Informationen, die der Anrufer jetzt benötigt. Produktwerbung oder lange Kontaktlisten erschweren die Orientierung.

Guten Tag bei [Unternehmen]. Wir verbinden Sie mit der zuständigen Ansprechperson. Bitte bleiben Sie kurz in der Leitung.

Einzelaufnahme oder Paket wählen

Fertige Einzelansagen kosten 19 € netto. Für mehrere Einsatzfälle können Sie fünf oder zehn Ansagen per Checkbox zu einem Paket zusammenstellen. Persönliche Firmennamen und konkrete Öffnungszeiten gehören in eine individuelle Produktion mit eigenem Text.

Welche Geschäftsansage wird wann abgespielt?

Ordnen Sie jeder Gesprächsphase genau eine Aufgabe zu. Vor dem Gespräch bestätigt die Begrüßung den Anschluss. Bei besetztem Team erklärt die Warteschleife die Situation. Nach Feierabend nennt eine eigene Aufnahme die Erreichbarkeit oder bittet auf einer aktiven Mailbox um eine Nachricht. Halten Sie für jede Datei fest, an welcher Stelle sie eingesetzt wird. So vermeiden Sie widersprüchliche Zusagen wie eine Verbindung, obwohl bereits geschlossen ist.

Eine kleine Ansagenliste für Ihr Unternehmen führen

Notieren Sie pro Aufnahme den Text, den Anlass und den Einsatz in der Telefonanlage. Dazu gehören gegebenenfalls der letzte Schließtag, der erste erreichbare Tag und die verantwortliche Person für einen Wechsel. Ein einheitliches Schema für Dateinamen hilft beim Hochladen. Bevor Sie mehrere fertige Aufnahmen im Paket wählen, gleichen Sie jeden Wortlaut mit dieser Liste ab. Persönliche Firmennamen oder Datumsangaben werden durch ein Paket nicht automatisch in vorhandene Downloads eingesetzt.