Warteschleifentext schreiben: Aufbau und Beispiele

Wann eine Warteschleifenansage eingesetzt wird

Die Ansage läuft, während ein Anrufer auf die Annahme oder Weiterleitung wartet. Sie unterscheidet sich vom Text vor Melden: Dieser begrüßt bereits vor der ersten Gesprächsannahme. Prüfen Sie in Ihrer Telefonanlage, an welcher Stelle die Audiodatei abgespielt wird.

Textbeispiel für eine besetzte Leitung

Eine freundliche Information genügt. Lange Werbetexte können die Wartezeit subjektiv verlängern. Nennen Sie eine Rückrufmöglichkeit nur, wenn Sie diese tatsächlich anbieten.

Vielen Dank für Ihre Geduld. Unser Team ist gerade im Gespräch. Bitte bleiben Sie noch einen Moment in der Leitung.

Ansage und Wartemusik aufeinander abstimmen

Hören Sie die Mischung mit einem Telefonlautsprecher ab. Die Stimme muss auch bei geringer Lautstärke verständlich bleiben. Testen Sie außerdem eine längere Wartesituation: Endet die Datei sauber und lässt die Wiederholung ausreichend Ruhe zwischen den Sprachhinweisen?

Ein Text für die Warteschleife: Situation, Handlung, Abschluss

Beginnen Sie mit einer sachlichen Information, etwa dass gerade alle Mitarbeitenden im Gespräch sind. Sagen Sie anschließend, ob der Anrufer in der Leitung bleiben soll. Ein kurzer Dank kann den Text abschließen. Verzichten Sie auf „nur wenige Sekunden“, eine Warteschlangenposition oder Rückrufangebote, wenn Ihre Anlage diese Angaben nicht tatsächlich liefert. Eine freundliche Formulierung ersetzt keine funktionierende Weiterleitung.

Unser Team ist noch im Gespräch. Bitte bleiben Sie in der Leitung. Wir nehmen Ihren Anruf so bald wie möglich entgegen. Vielen Dank für Ihre Geduld.

Wiederholungen in der Telefonanlage prüfen

Legen Sie eine Pause zwischen den gesprochenen Hinweisen fest, soweit Ihre Anlage das ermöglicht. Hören Sie bei einem Testanruf nicht nur den Anfang, sondern mehrere Durchläufe. Prüfen Sie, ob Musik und Ansage beim Wiederholen springen und ob die Verbindung beim Abheben sauber übergeht. Für Hinweise außerhalb der Geschäftszeiten ist eine andere Aufnahme sinnvoll: Dort kann gerade keine Gesprächsannahme in Aussicht gestellt werden.